Formato de celdas de Excel.

Excel, así como la totalidad de las hojas de cálculo, disponen de un cuadro de dialogo en el que elegir diferentes opciones para dar formato a las celdas.
En Excel el cuadro de dialogo se llama Formato de celdas y tienes varias pestañas. Dentro de cada una de ellas aparecen diferentes cambios que puedes llevar a cabo.
Excel 2003 tiene este cuadro de dialogo en el menú Formato, en el apartado Celdas. Excel 2010 y 2007 lo tienen en la pestaña Inicio desplegando en la parte inferior derecha del grupo de herramientas Fuente, (o Alineación o Número), donde aparece una pequeña flecha.
Las pestañas que aparecen y sus funciones las siguientes:

Número: Donde puedes elegir, formato número, porcentaje, moneda, contabilidad,...

Alineación: Aquí puedes optar por que el texto se muestre en horizontal, vertical, ajustar el tamaño y orientación entre otros.

Fuente: Elige el tipo de letra, el tamaño, efecto negrita, subrayado, etcétera.

Bordes: Selecciona el tipo de marco o recuadro que quieres para tu celda o un grupo de ellas.

Tramas: Difumina el fondo blanco de las celdas, da un color de fondo.

Existe una gran cantidad de formas para desplegar la ficha Formato de celdas, tanto en las versiones de Excel 2003, 2007 y 2010 puedes seleccionar el grupo de celdas al que deseas aplicar un formato específico, debes seleccionas el botón derecho del ratón y dentro de las opciones que se muestran seleccionas
 Formato de celdas:

Otra forma no menos importante para desplegar la ficha Formato de celdas es ir a la Cinta de opciones / Ficha Inicio/ Grupo Celdas/ Comando Formato / Formato de Celdas (MS Excel 2007), para (MS Excel 2003) vas a la Barra de herramientas/ Formato/ Celdas.

Mediante las teclas de acceso directo Alt + O + O + E también es posible desplegar la ficha Formato de celdas y a través del método abreviado Ctrl + Mayús + F, adicionalmente en la cinta de opciones tenemos en la Ficha Inicio/ Grupos: Fuente, Alineación y Número existe un botón ubicado del lado inferior derecho que al seleccionarlo desplega la ficha

Formato de celdas.

Al emplear cualquiera de estas opciones harás que se desplegué automáticamente la ficha Formato de celdas tal como se ve en la imagen anexa. La ficha Formato de celdas está compuesta por varias “pestañas” cada una teniendo un fin específico, veamos a continuación una descripción de cada una de ellas:

Pestaña Número

Esta pestaña es la que aparece por defecto al desplegarse la ficha y contiene todas las categorías con los formatos que podemos aplicar a las celdas tales como:

• General
• Número
• Moneda
• Contabilidad
• Fecha
• Hora
• Porcentaje
• Fracción
• Científica
• Texto
• Especial
• Personalizada

En cada categoría se puede aplicar un formato de celdas de acuerdo a las necesidades que tengas, de todas las categorías existen unas más empleadas que otras por lo tanto conocerlas y ponerlas en práctica te va a facilitar el trabajo y manejo de tablas en muchos casos.

Pestaña alineación.

Mediante esta pestaña podemos alinear, dar orientación y ajustar el texto de una celda o un grupo de celdas.

Pestaña fuente.

En esta pestaña tiene la utilidad es posible cambiar el tipo de fuente, estilo, tamaño, tipo de subrayado, color e inclusive dar algunos efectos como: tachado, superíndice y subíndice a una celda o grupo de ellas.

Pestaña bordes.

En esta pestaña podemos aplicar una variada gama de estilos de bordes a las celdas.

Pestaña relleno.

Aquí podemos aplicar color de fondo, color de trama y estilos a una o a un grupo de celdas.

Pestaña proteger.

Si protegemos la hoja de cálculo es posible bloquear y ocultar el contenido de la celda mediante las opciones disponibles en esta pestaña.

 

Ejemplo de personalizar fecha.

Supongamos que en un rango de fechas solo queremos mostrar el mes y el año, pues para lograr convertirlo a ese tipo de formato lo primero que debes hacer es seleccionar el rango de celdas donde se encuentran los datos, para el ejemplo vamos a emplear la siguiente tabla, donde el rango seleccionado es de A2 a A7:

Una vez hayas hecho la selección del rango de celdas presionas el botón derecho del ratón y seleccionas de la lista Formatos de celdas tal como se ve en la imagen anexa:

Luego que selecciones Formatos de celdas a continuación se desplegara un cuadro de dialogo el cual por defecto viene con la pestaña de Número seleccionada, en “Categoría” vas a seleccionar Personalizada y para Tipo vas a escoger la opción: (mmm-yy) que es el tipo de formato que permite ver solo el mes y el año de una fecha:

Siguiendo todos estos pasos tendrás en formato personalizado el grupo de celdas que inicialmente se seleccionaron:

Ejemplo de formateo de números.

Sin duda también se pueden definir formatos personalizados para números, lo que en algunos casos es necesario para trabajar con tablas de datos cuyos valores deben tener un formato y apariencia uniforme, adicionalmente lo interesante es que no afecta o altera los cálculos que realices con esos valores.
En el ejemplo a continuación te mostramos como dar formato personalizado a un grupo de valores.
En una tabla tenemos una serie de valores en los cuales es requerido tener una cantidad de Ceros “0” antes del valor cargado dependiendo esto de si el valor posee una cantidad no mayor a 6 cifras, la tabla de datos a la que hacemos referencia es la que mostramos a continuación:

Para darle el formato solicitado debes seleccionar el rango donde se encuentran los valores, para este ejemplo de A2 a A7, presionas el botón derecho del ratón y seleccionas de la lista Formatos de celdas, se desplegara un cuadro de dialogo en donde vas a escoger de “Categoría” la opción Personalizada y en la casilla Tipo vas a insertar el siguiente formato: 00000#, lo descrito anteriormente lo puedes visualizar mediante la siguiente imagen:

Por último presionas el botón Aceptar y  tendrás con formato personalizado el grupo de celdas anteriormente seleccionado, cualquier número que ingreses no mayor a 6 cifras va tener ceros adelante:

Funciones de Excel.

Función Autosuma.

La función suma es una de las mas usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama autosuma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo

Validando datos en celdas.

Validar una celda nos permitirá crear una lista desplegable de datos (pueden ser cantidades, palabras, etc..) es muy sencillo validar, solo se debe seguir los siguientes pasos:
Seleccionamos la opción Datos -> Validación de Datos

Nos aparece una ventana como la siguiente:

Donde dice cualquier valor, elegir la opción de lista, en la parte de abajo ay un pequeño cuadrito que se elige y posteriormente seleccionar el rango de celdas(datos) que será nuestra lista desplegable.

Función de Aleatorio.

En Excel se puede conseguir con la función:

=ALEATORIO()

que nos proporciona un número aleatorio entre 0 y 1, sin llegar al valor 1. Esto se expresa diciendo que la función genera números aleatorios en el intervalo [0;1).

En realidad, lo que se genera es un número pseudoaleatorio ya que se obtiene con ciertos algoritmos internos, y no sacando por ejemplo, bolas de un bombo de la lotería, o tirando monedas al aire a cara o cruz, lo cual generaría valores realmente aleatorios.

Podemos escribir la función ALEATORIO() en Excel y al pulsar luego la tecla de función F9, de recálculo manual, observaremos que el valor aleatorio que se obtiene cambia. Es un número entre 0 y 1 con muchos decimales. En la siguiente imagen se muestran diez números aleatorios obtenidos con esta función.

Los valores aleatorios también cambian siempre que se recalculen los valores de la hoja, cosa que sucede cada vez que se introduce un nuevo valor o se edita uno existente.

Ejemplo

Escriba en una celda un número aleatorio con la función ALEATORIO() y en otra celda escriba la palabra Hola. Al pulsar Enter observe como cambia el valor aleatorio ya que se recalcula toda la hoja.

Aleatorios en un intervalo

Vamos a ver las transformación que podemos realizar partiendo de un aleatorio creado con la función ALEATORIO(), al multiplicar por un número y al sumar cierta cantidad. También veremos cómo podemos quitar la parte fraccionaria y quedarnos únicamente con la parte entera.

Factor de escala

Si a la función ALEATORIO() la multiplicamos por un número la estamos afectando de un factor de escala. Por ejemplo, al multiplicar por 200, el número aleatorio que se obtiene ya no se mueve en el intervalo [0;1) sino en el intervalo [0;200).

=ALEATORIO()*200

Esto supone amplificar 200 veces el resultado obtenido con el número aleatorio.

Función de buscar V.

 

BUSCARV: Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.

BUSCARV (Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)

Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento.

Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.

Ejemplo de la función

Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el código de un artículo nos devuelva la descripción de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer código, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripción: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y así todos los valores que querramos.

Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un código en la celda A1 y automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del código. Para ello solamente tendremos que escribir la función siguiente en la celda A2. =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)

Explicaremos detenidamente los argumentos de esta función para terminar de entender el funcionamiento. En esta función buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado.

La sintaxis de esta función es la siguiente:

BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)

Supongamos que tenemos un directorio de teléfonos y direcciones, en el rango A1:C1000. En la primera columna tenemos los nombres de nuestros contactos (no necesariamente ordenados), en la segunda tenemos sus correspondientes números teléfónicos y en la tercera tenemos sus direcciones.

Si queremos buscar el teléfono de Smith, escribimos la siguiente fórmula:

=BUSCARV("smith", A1:C1000, 2, FALSO)

Escribo Smith con minúsculas por comodidad y porque la función no es sensible a mayúsculas y minúsculas. En matriz_buscar_en incluímos todo el rango que ocupa el directorio. Indicador_columnas es 2 porque los teléfonos están en la columna 2 del directorio (si buscáramos la dirección de Smith escribiríamos 3 como tercer argumento).

El último argumento (ordenado), que en mi opinión debería llamarse "aproximado" o algo así, puede ser FALSO o VERDADERO. Si es FALSO, BUSCARV buscará una coincidencia exacta en los datos; si no la encuentra, devolverá #N/A. Por el contrario, si el el argumento es VERDADERO, BUSCARV buscará la coincidencia más cercana inferior al valor buscado. En los casos como este, en los que buscamos una coincidencia exacta, es muy importante establecer el cuarto argumento a FALSO, ya que si lo omitimos, Excel considerará que es VERDADERO, con la posibilidad de obtener un resultado incorrecto en nuestras fórmulas. Casi siempre será correcto establecerlo a FALSO.

Habrá sin embargo, casos en los que deberemos poner este argumento como VERDADERO, como cuando deseamos saber a que rango de valores pertenece cierto valor. Supongamos que deseamos saber la comisión que debemos pagar a cierto vendedor según su alcance de ventas. Si el vendedor tiene un alcance de 0 a 70%, le pagaremos 0% de comisión; si tiene de 71 a 100% de alcance, le pagamos un 5%; y si tiene más de 100%, le pagaremos el 6%.

Elaboramos entonces la siguiente tabla de comisiones:

Supongamos que su alcance real fue del 98%. Para saber que porcentaje de comisión le corresponde al vendedor, usamos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(B6, A1:B4, 2, VERDADERO)

La cual devuelve 5%. 71% es el valor más alto inferior al número buscado (98%). De haber puesto el último argumento FALSO, habríamos obtenido #N/A, lo cual no nos sirve.

 

Fórmulas en Excel.

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

*Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = p R², se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.

- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

Microsoft Excel.

Balance.

Tabla Periódica.

Factura.